Como estabelecer OKRs em uma empresa orientada por KPIs

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Os KPIs fazem parte das operações comerciais há muito tempo. Muito antes de novas estruturas de definição de metas começarem a aparecer nas discussões estratégicas, as empresas já utilizavam KPIs para acompanhar o desempenho, monitorar a estabilidade e manter as equipes focadas no que importa.

Eles ainda desempenham esse papel muito bem. Mas, para muitas empresas modernas, acompanhar o desempenho por si só já não é suficiente. As equipes também precisam de uma maneira de definir a direção, aumentar a ambição, apoiar o aprendizado e criar espaço para metas tanto de compromisso quanto de aspiração. Os OKRs foram criados exatamente para isso. Neste artigo, você entenderá por que os KPIs podem não ser mais suficientes para o crescimento dos negócios e como você pode adotar uma estrutura mais versátil para obter o máximo desempenho.

A Lacuna Entre o Monitoramento de Desempenho (KPIs) e a Implementação de Mudanças (OKRs)

Os KPIs são úteis porque ajudam as empresas a monitorar o desempenho e manter as operações estáveis. Eles mostram se as vendas estão dentro do esperado, se os níveis de serviço estão sendo mantidos ou se os custos estão sob controle. Esse tipo de visibilidade é realmente importante.

O problema é que os KPIs são, em sua maioria, criados para medir o que já existe. Eles ajudam as equipes a manter o desempenho, mas nem sempre as ajudam a promover mudanças.

E em muitas empresas, tudo o que é medido é otimizado. Assim, as equipes se tornam cada vez melhores em atingir metas, mesmo quando essas metas não estão mais atreladas à mudança estratégica mais importante que a empresa precisa fazer. É por isso que atingir metas nem sempre significa que a empresa está realmente avançando. Uma empresa pode atingir seus KPIs e ainda assim permanecer estagnada.

A diferença é simples.

Os KPIs perguntam:
"Como estamos indo?"

Os OKRs perguntam:
"O que estamos tentando mudar?"

OKRs Não Substituem KPIs: Eles Fornecem Direção Para Toda a Empresa.

Empresas inovadoras como a Netflix e a Tesla não se tornaram as pioneiras que são hoje fazendo as mesmas coisas trimestre após trimestre. Elas questionaram a necessidade de mudança, definiram a resposta para o seu setor e a buscaram com execução implacável. É isso que os OKRs fazem por você: fornecem o contexto necessário para uma mudança estratégica real.

Isso não é uma tentativa de erradicar os KPIs. Quando uma empresa começa a usar OKRs, o objetivo não é descartar as métricas existentes, mas sim garantir que essas métricas estejam contribuindo para algo maior do que o acompanhamento rotineiro. Os OKRs trazem foco, alinhamento e um progresso mais intencional para toda a empresa. Eles ajudam as equipes a entender não apenas o que estão medindo, mas também por que isso é importante naquele momento.

Alguns KPIs podem, sim, contribuir para os resultados-chave. Aliás, muitos contribuem. Mas nem todo KPI pertence a um OKR. Algumas métricas servem para monitorar a saúde do negócio. Outras podem ser usadas para mostrar o progresso em direção a uma mudança específica ou prioridade estratégica. A questão não é eliminar os KPIs, mas sim parar de tratá-los como se fossem a própria estratégia.

Como Introduzir OKRs Sem Interromper Seu Sistema de KPIs Atual

Antes de você balançar a cabeça e se convencer de que adotar OKRs dará muito trabalho, pare um instante, porque, se feito corretamente, o processo pode ser muito simples. Não precisa parecer uma reformulação completa da empresa. Você também não está descartando seus KPIs de confiança. Você não está substituindo todas as metas. E você não precisa reconstruir todo o seu sistema de desempenho da noite para o dia.

O que os OKRs fazem é adicionar uma camada de direcionamento aos números que você já acompanha. Seus KPIs podem continuar cumprindo sua função enquanto os OKRs ajudam a empresa a se concentrar nas mudanças que realmente importam no futuro.

Uma forma prática de começar é a seguinte:

Comece Definindo Algumas Prioridades Claras Para a Empresa.

Escolha duas ou três prioridades que sejam mais importantes agora. Seja conciso. Se tudo se torna prioridade, nada realmente é.

Dica: Comece pelas principais questões de negócios que você tem em mente. Crescimento, retenção, adoção do produto, velocidade de execução e expansão de mercado. Esses costumam ser pontos de partida melhores do que listas de desejos de departamentos.

Separe "gerir o negócio" de "transformar o negócio".

Essa é uma das maneiras mais fáceis de reduzir a confusão. Algumas métricas existem para ajudar a manter o desempenho. Outras devem ajudar a impulsionar o progresso ou a mudança.

Dica: Mantenha suas métricas de saúde regulares como KPIs. Use OKRs para o trabalho que visa melhorar, mudar ou direcionar o negócio para um novo rumo.

Escreva objetivos que sejam direcionais, não numéricos.

Um objetivo deve descrever o que você deseja alcançar em linguagem simples. Deve ser claro e motivador, e não repleto de números.

Dica: Se o seu objetivo parecer uma entrada de planilha, provavelmente está muito árido. Reserve os números para os resultados principais.

Defina resultados mensuráveis que reflitam um progresso real.

Os resultados essenciais são obtidos por meio de medições. Eles devem mostrar se está havendo um movimento significativo, e não apenas se as pessoas estão ocupadas.

Dica: Evite indicadores-chave baseados na conclusão de tarefas. "Lançar campanha" é uma atividade. "Aumentar leads qualificados da campanha em 20%" demonstra progresso.

Faça um projeto piloto com uma equipe antes de expandir para outras áreas.

Não é necessário implementar OKRs em toda a empresa logo no primeiro dia. Comece com uma equipe ou uma unidade de negócios, aprenda o que funciona e depois expanda.

Dica: Escolha uma equipe que esteja aberta à experimentação e que já tenha um ritmo adequado em relação ao planejamento e às revisões.

Crie uma rotina de acompanhamento simples e consistente.

Os OKRs funcionam melhor quando permanecem visíveis. Uma breve reunião semanal ou quinzenal costuma ser suficiente para revisar o progresso, sinalizar obstáculos e manter as prioridades em foco.

Dica: Não complique demais. Uma revisão breve e periódica costuma ser mais eficaz do que um processo complexo que ninguém segue.

O principal é o seguinte: a introdução de OKRs deve tornar seu sistema mais claro, não mais complexo. Mantenha seus KPIs. Aumente o foco. Comece pequeno. Depois, vá construindo a partir daí.

Pronto para implementar OKRs e procurando um guia para começar? Nosso guia de implementação de OKRs também pode ser um ótimo recurso para você. Ele inclui etapas detalhadas e um checklist para ajudar você a implementar OKRs e impulsionar mudanças em sua empresa.

Quando os OKRs e os KPIs Funcionam Bem Juntos e Onde as Empresas Costumam Errar.

O maior erro que empresas orientadas por KPIs podem cometer com OKRs é presumir que os dois são basicamente a mesma coisa. Eles estão conectados, sim, mas têm funções diferentes. KPIs ajudam a monitorar o desempenho. OKRs ajudam a direcionar o desempenho para a mudança.

Quando essa distinção se torna confusa, alguns problemas comuns começam a aparecer:

Transformar cada KPI em um resultado-chave
Nem todas as métricas devem estar dentro de um OKR. Alguns KPIs servem para monitorar a saúde do negócio, não o progresso estratégico.
Elaborar OKRs para tarefas rotineiras
Se o "objetivo" for simplesmente continuar fazendo negócios como sempre, apenas com uma embalagem mais bonita, nada muda de verdade.
Dar muitos gols de uma vez para as equipes
Quanto mais objetivos você acumula, menos foco os OKRs realmente geram.
Tratar os OKRs como um exercício de liderança
Se os OKRs permanecerem no nível mais alto e nunca forem conectados ao trabalho em equipe, eles rapidamente se tornam abstratos.
Analisar o progresso tarde demais
Esperar até o final do trimestre para verificar o progresso anula o propósito. A essa altura, há pouca margem para ajustes.

Quando os OKRs e os KPIs funcionam bem juntos, a relação fica muito mais clara. O KPI monitora o desempenho contínuo, enquanto o OKR ajuda a equipe a se empenhar para alcançar melhorias.

Um exemplo simples:

KPI: Taxa de retenção de clientes

Objetivo: Melhorar a fidelização de clientes a longo prazo

Principais resultados:

Aumentar a retenção de clientes em 90 dias de 72% para 80%.
Aumentar a taxa de recompra de 18% para 26%.
Aumentar a taxa de conclusão do processo de integração de 60% para 85%.

Nesse cenário, perceba como o KPI ainda importa além dos OKRs? Ele ainda está sendo monitorado. Mas agora está conectado a um objetivo mais amplo pelo qual a equipe está trabalhando ativamente. A mágica do alinhamento também acontece aqui: a liderança define a direção, as equipes criam OKRs que a apoiam. Os departamentos individuais podem então ver como seu trabalho se conecta às prioridades da empresa sem perder de vista os números pelos quais já são responsáveis.

Esse é o ponto ideal: as equipes não estão escolhendo entre KPIs e OKRs; elas estão usando KPIs para manter os pés no chão e OKRs para garantir que seus esforços estejam levando a algum lugar.

Gerenciando o Novo Sistema de OKRs e KPIs

Os OKRs podem falhar durante a fase de configuração, mas isso raramente acontece. Normalmente, há espaço suficiente para fazer ajustes sem grandes impactos, pois a execução ainda não começou. A execução é o maior problema se você falhar nela, falha em toda a implementação.

Empresas orientadas por KPIs podem ter dificuldades aqui. Não porque a estrutura esteja errada, mas porque o sistema que a sustenta não foi projetado para suportar o rastreamento e a mudança simultaneamente.

Algumas coisas tendem a dar problema:

As coisas desmoronam durante a execução, não no planejamento.
Os objetivos podem parecer ótimos no início do trimestre, mas sem uma execução consistente, perdem rapidamente o ímpeto.
Ferramentas dispersas criam desalinhamento
Os KPIs podem estar em um painel, os OKRs em outro documento e as atualizações em um local completamente diferente. Para evitar esse desalinhamento, muitas empresas utilizam ferramentas de jira okr que centralizam OKRs, KPIs e acompanhamento de metas dentro do próprio Jira.
A falta de visibilidade enfraquece a responsabilização.
Se ninguém consegue ver claramente o progresso, a noção de responsabilidade começa a ficar confusa. Fica mais difícil distinguir o que está avançando do que está estagnado.

Como Monitorar Seus KPIs de Forma Integrada

Então, você definiu seus OKRs. Ótimo. Mas o próximo problema surge quase imediatamente: onde monitorá-los? Como seus KPIs já estão definidos, você provavelmente criará outra planilha para acompanhar os novos OKRs. Se você ainda utiliza planilhas para acompanhar indicadores, estes kpi exemplos excel podem ajudar a estruturar dashboards e métricas de desempenho antes de migrar para uma solução mais integrada.

O Oboard é o próximo passo natural. O Oboard software OKR reúne OKRs e KPIs em um só lugar, para que as equipes não precisem alternar entre ferramentas apenas para entender o que está acontecendo. Em vez de separar o acompanhamento de desempenho das metas estratégicas, tudo fica em um espaço de trabalho compartilhado:

OKRs e KPIs vivem lado a lado.
As equipes podem monitorar a saúde dos negócios enquanto trabalham para promover mudanças, sem perder o contexto.
O alinhamento torna-se visível em todas as equipes.
Todos podem ver como seu trabalho se conecta às prioridades da empresa, e não apenas às suas próprias métricas.
As verificações regulares estão integradas ao fluxo de trabalho.
O progresso é avaliado constantemente, para que os objetivos permaneçam ativos em vez de serem esquecidos no meio do ciclo.
A estratégia está diretamente ligada à execução.
O que é discutido no nível mais alto não fica restrito aos slides. Isso se reflete no trabalho diário, com responsabilidades bem definidas e acompanhamento do progresso.

Como Rastrear Métricas da Maneira Correta

O Oboard permite que você acompanhe métricas de diferentes maneiras. O objetivo não é acompanhar mais, mas sim acompanhar de forma mais eficaz e clara.

Algumas métricas são simples:

Você tem vários resultados possíveis e precisa atingi-los ? isso é monitoramento de limites (receita, rotatividade de clientes, tempo de atividade… os suspeitos de sempre).

Algumas coisas não se movem dessa forma:

Se você está implementando algo em etapas ou precisa entender como sua métrica está se comportando ao longo do tempo ? o acompanhamento de marcos faz mais sentido.

Abaixo, você encontrará um exemplo de módulo de KPI no Oboard que demonstra como funciona o rastreamento de KPIs. O processo de rastreamento de métricas é dividido em duas partes: Configuração e Atualização. Essa estrutura facilita o acompanhamento e reduz as chances de erros, como a sobrescrita acidental de dados importantes.

Considerações Finais: Da Mensuração ao Progresso Significativo

Se você está pensando em adotar OKRs em sua empresa orientada por KPIs, saiba que não está começando do zero. Na maioria dos casos, você já sabe como medir o desempenho com eficiência. O próximo passo é garantir que a mensuração esteja atrelada a algo mais significativo.

Para que isso funcione na prática, o sistema que você utiliza é fundamental. O Oboard ajuda as empresas a gerenciar OKRs e KPIs em um só lugar, mantendo o progresso visível, as prioridades alinhadas e a estratégia bem definida entre o planejamento e a execução.