O erro fatal das PMEs ao adotar tecnologia

A pressão por inovação é implacável, e para as Pequenas e Médias Empresas, a corrida pela digitalização virou uma busca desesperada pela 'solução mágica'. Bombardeadas por promessas de Inteligência Artificial (IA) generativa, automação completa e análise de dados preditiva, muitos líderes empresariais cometem um erro estratégico e fatal: tentam comprar o telhado antes de construir o alicerce.

Eles investem em ferramentas sofisticadas e caras, esperando um salto quântico de performance, mas o que encontram é frustração, baixo engajamento da equipe e um retorno sobre o investimento (ROI) que nunca se concretiza. O motivo é simples: maturidade digital não é um produto de prateleira, é um processo, uma construção gradual de capacidades que sustenta a inovação a longo prazo.

A verdade, muitas vezes ofuscada pelo marketing agressivo, é que a adoção de tecnologia bem-sucedida segue uma lógica muito mais orgânica, semelhante à estratégia de "Land and Expand". Embora este termo seja frequentemente usado por fornecedores de tecnologia para descrever como expandir sua presença em uma conta, a filosofia por trás dele é o roteiro perfeito para a própria PME: comece com o essencial, solidifique o uso e só então expanda para tecnologias mais complexas.

Essa jornada de evolução pode ser mapeada em quatro fases claras. Tentar pular etapas é como tentar correr uma maratona sem nunca ter treinado para uma corrida de 5 km

A jornada de 4 passos para a maturidade digital real

Fase 1: o alicerce

Antes de sonhar com algoritmos de IA, uma empresa precisa garantir que sua comunicação e operações básicas sejam fluidas e centralizadas. Esta é a fase de adoção de ferramentas fundamentais como um e-mail profissional, plataformas de comunicação e suítes de produtividade. O objetivo não é revolucionar, mas organizar, garantir que todos falem a mesma língua digital e tenham as ferramentas certas para executar suas tarefas diárias de forma eficiente.

Fase 2: as paredes

Com o alicerce pronto, o próximo passo é erguer as paredes da colaboração. Quantas PMEs ainda operam em um caos de arquivos espalhados por e-mails, pen drives e pastas locais? A implementação de plataformas como o SharePoint é fundamental nesta fase. O foco é criar uma única fonte de verdade para documentos e projetos, permitindo que as equipes colaborem de forma segura e organizada, com controle de versão e acesso simplificado. É aqui que o conhecimento deixa de ser tribal para se tornar um ativo da empresa.

Fase 3: a infraestrutura inteligente

Somente quando a colaboração está estruturada é que os verdadeiros gargalos operacionais se tornam visíveis. Esta é a "dor latente" da maioria das PMEs: processos manuais e repetitivos que consomem tempo e recursos preciosos. É o momento ideal para introduzir a automação de processos com ferramentas como a Power Platform. O relatório "State of Work & AI" da Microsoft de 2025 mostra que as empresas que dominam a automação de processos se tornam 40% mais rápidas e eficazes na adoção de IA em larga escala posteriormente. A tecnologia entra não como uma promessa vaga, mas como a solução para um problema real e, ao mesmo tempo, como a ponte para o futuro da inteligência de negócios.

Fase 4: o cérebro e o escudo

Este é o estágio avançado, o topo da pirâmide. A necessidade de proteção nunca foi tão crítica. O mesmo relatório da Microsoft aponta que a "IA Sombra", o uso de ferramentas de IA não aprovadas por funcionários, tornou-se a vulnerabilidade de segurança número 1 para 75% das PMEs, superando até mesmo o phishing.

Portanto, esta fase é sobre capacitar a empresa com IA segura e integrada, ao mesmo tempo em que se cria um escudo robusto para proteger os dados contra as ameaças da nova era digital. Com dados organizados e processos otimizados, a empresa tem finalmente o insumo de qualidade necessário para a Inteligência Artificial gerar valor real. A IA pode agora analisar dados de vendas para prever tendências, otimizar estoques ou personalizar a experiência do cliente.

A estratégia varia, o princípio permanece

É claro que a velocidade e as prioridades dessa jornada podem variar: os setores jurídico e de saúde, por lidarem com dados extremamente sensíveis, podem ter uma necessidade urgente de avançar rapidamente para a Fase 4, focando em IA e segurança desde o início para garantir conformidade e proteção. Da mesma forma, o Agronegócio, com seu forte apetite por inovação, pode acelerar a adoção de IA e Business Intelligence (BI) para otimizar safras e operações.

No entanto, mesmo nesses casos, a premissa fundamental não muda. A implementação bem-sucedida de tecnologias avançadas sempre dependerá da existência de uma base sólida de produtividade e colaboração. Portanto, para o líder de PME que deseja navegar a transformação digital, o conselho é claro: resista ao canto da sereia da "tecnologia do futuro". Olhe para dentro, avalie em qual fase sua empresa realmente se encontra e construa a partir daí. A maturidade digital é uma maratona, não uma corrida de 100 metros, a única forma de vencer é construindo o caminho, passo a passo, sobre uma fundação sólida e confiável.

Cláudio Reina, diretor-executivo da Lattine Group.